幹事さんへ
幹事さんのお仕事は多岐にわたり非常に大変です！
順番に幹事さんの業務をご説明します。
幹事さんのお仕事 日程・会場を決める
幹事さんが悩むまず最初は同窓会当日の参加人数でしょう。
参加人数わからなかったら会場も決めれませんけど、予測もたてにくいものです。
まず大まかな日程を決めましょう。
◯月中旬の土曜日 ６時ごろのスタート・・・こんなかんじでいいでしょう。
続いて会場探しです。
幹事さんのお仕事 会費を決める
会費をいくらにするのか。設定次第では幹事さんが赤字・持ち出しになることもあります。
会場代以外に案内状の印刷や発送代などいろいろ経費はかかります。
適正な会費設定にしましょう。
幹事さんのお仕事 名簿を作る
同窓会を開催するにあたり名簿は必需品です。
名簿がないと案内状を発送できませんからね。
名簿やアルバムからエクセルなどで電子名簿を作成します。
何百人ものリストを入力するのは大変ですが案内状発送に必要ですので作成します。
幹事さんのお仕事 案内状のデザイン〜印刷・発送
案内状のデザインは大切です。
参加率が変わってきますので参加したくなるデザインにする必要があります。
印刷業者に案内状、返信ハガキ、封筒を発注します。
また引越しされた方もいますので転居先がわかる方などに協力してもらい一人でも多く
参加していただけるようにしましょう。
同窓会倶楽部SNSでは案内状発送の時点コミュニティー作成しますのでご利用ください。（無料です）
幹事さんのお仕事 参加者の管理（出欠管理）
出欠の返信ハガキが戻ってきますので参加者を集計します。
期日までに返信がこないこともよくあります。
会場への人数報告もありますのでリストにします。
参加予定の方でも当日、都合が悪くなり参加できないこともあるのできっちりと管理します。
同窓会倶楽部では返信ハガキだけでなくWeb上で参加・不参加の登録ができます。
幹事さんのお仕事 会場へ人数連絡
人数が決まりましたら会場に連絡します。
遅くとも開催日の１週間前までには連絡しましょう。
会場によってはもっと早めの人数報告を要求してくることもありますので確認しておきます。
当日、都合が悪くなったり急遽、参加されたりということがありますので気をつけましょう。
幹事さんのお仕事 当日の準備
司会、進行、受付などを誰がするか。
恩師へのお土産はどうするかなど決め事はたくさんあります。
名札の準備も必要です。
久々に会っても誰かわからないようなことのないように名札を準備します。
ご結婚されて苗字が変わっている方の名札には旧姓を入れておいたほうが良いかもしれません。
余興をどのようにして盛り上げるがけっこう悩むところです。
再会の場ですのであまり多くの余興は入れないほうがよいでしょう。
同窓会倶楽部では写真などによるショートムービーの作成、校歌を準備させていただきます。
その他、ミュージシャン、マジシャン、お笑い芸人などの有料オプションもありますのでご相談ください。
幹事さんのお仕事 会費の集金
当日、受付が始まりましたら回避の集金をおこないます。
参加者人数と集めた会費が違う場合、幹事さんが持ち出しするようなこともあり得えます
ので参加者名簿などできっちり管理します。
同窓会倶楽部では受付及び会費の集金を責任を持って行いますので幹事さんのリスクは無くなります。
幹事さんのお仕事 司会・進行
あらかじめ作っておいたタイムテーブルにそって進行します。
余裕を持った進行を心掛けましょう。
同窓会は『再会』の場ですので歓談を楽しんでいただきましょう。
時間が延長になったりすっると会場に追加料金を払わないといけないことになったりしますので
時間管理はしっかりとしましょう。
幹事さんのお仕事 写真撮影など
せっかく集まった同窓会です。
めったにない機会ですので記念撮影をすることをオススメします。
同窓会倶楽部ではスタッフが集合写真だけでなく歓談中も撮影して回ります。
後日、同窓会SNSにて画像をアップします。
幹事さんのお仕事 会場の精算
同窓会が終わると会場の精算をします。
当初決めた費用を支払います。欠席者や当日参加 者の分もきっちり精算します。
会費の集金が間違っていると思わぬ出費になることもありますので気をつけましょう。
また二次会への誘導もありますのでバタバタしますが間違いのないようにしましょう。
同窓会倶楽部では会費の集金〜精算業務を行いますので会費x参加人数のみで開催できます。
幹事さんのお仕事 二次会への誘導
二次会場をあらかじめ決めておかないと参加者のみなさんが途方にくれますので予約しておきます。
二次会場に着いたら人数の把握などをしっかりしましょう。
幹事さんのお仕事 後日やること
同窓会開催後は幹事さんが立て替えた費用の精算をしますが、ここでもめたりすることも
ありますので領収証などはキッチリ管理しておきましょう。
同窓会倶楽部では開催後に同窓会倶楽部SNSに当日の写真をアップロードします。
参加されなかった方にも見てもらえるようにします。
お疲れ様でした！！
このように多くのやることがあります。
同窓会倶楽部ではこれらの業務をすべて引き受けいたしますので是非、お問い合わせください。
